Nhập nhiều thì đọng vốn và ôm hàng ế. Nhập ít thì hết hàng, mất khách. Đây là bài toán khó nhất của mọi doanh nghiệp thương mại. Bài viết này chỉ cho bạn cách dự báo nhu cầu bằng dữ liệu bạn đã có sẵn, cách tính điểm đặt hàng lại và cách xử lý hàng tồn chậm, để mỗi đồng vốn nhập hàng đều quay được vòng.

Dự báo nhu cầu bắt đầu từ dữ liệu bạn đang có

Bạn không cần phần mềm đắt tiền để dự báo. Lịch sử bán hàng của chính bạn là nguồn dữ liệu tốt nhất. Vấn đề là hầu hết chủ shop chỉ nhìn tổng doanh số, không tách theo từng mã hàng.

Ba loại thông tin cần tách ra

  • Sản lượng bán theo từng mã hàng, theo tuần hoặc tháng.
  • Tính mùa vụ: mã nào tăng vào dịp nào trong năm.
  • Xu hướng: mã đang lên, đang đi ngang hay đang giảm dần.

Khi nhìn theo từng mã, bạn sẽ thấy quy luật mà con số tổng luôn che giấu.

Phân loại hàng theo mức độ quan trọng

Không phải mã hàng nào cũng đáng được quản lý chặt như nhau. Một cách phổ biến là phân nhóm theo giá trị đóng góp: một nhóm nhỏ mã hàng thường tạo ra phần lớn doanh thu.

Cách chia đơn giản

  • Nhóm A: ít mã nhưng chiếm phần lớn doanh thu. Theo dõi sát, không bao giờ để hết hàng.
  • Nhóm B: mức đóng góp trung bình. Kiểm soát vừa phải.
  • Nhóm C: nhiều mã nhưng đóng góp nhỏ. Nhập cầm chừng, chấp nhận thi thoảng thiếu.

Tính điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi chạm tới, bạn phải đặt hàng ngay để không bị đứt. Công thức thực dụng: lượng bán trung bình mỗi ngày nhân với số ngày chờ hàng về, cộng thêm một phần tồn an toàn để phòng biến động.

Ví dụ một mã bán trung bình 10 sản phẩm mỗi ngày, nhà cung cấp giao trong 7 ngày. Nhu cầu trong thời gian chờ là 70 sản phẩm. Nếu bạn cộng thêm tồn an toàn 30 sản phẩm cho những ngày bán mạnh, điểm đặt hàng lại là 100. Khi tồn kho còn 100, bạn đặt hàng, vừa kịp để không đứt.

Ví dụ thực tế

Một nhà phân phối văn phòng phẩm ôm quá nhiều mã hàng lạ vì được nhà cung cấp chào chiết khấu cao. Sau sáu tháng, khoảng một phần ba giá trị kho là hàng gần như không bán. Họ làm lại theo cách phân nhóm A-B-C, ngừng nhập nhóm C bán chậm, dồn vốn cho nhóm A, và thanh lý hàng đọng dù chịu lỗ một phần. Kết quả: vốn kẹt trong kho giảm rõ, tiền quay về nhanh hơn để nhập đúng thứ khách cần. Bài học: chiết khấu cao không có nghĩa là hàng bán được.

Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Nhập theo cảm tính và khuyến mãi

Thấy giá tốt là ôm, không xét sức bán. Cách sửa: chỉ nhập số lượng lớn khi dữ liệu cho thấy mã đó bán đều.

Coi mọi mã hàng như nhau

Dồn thời gian cho hàng đóng góp ít, bỏ quên hàng chủ lực. Cách sửa: phân nhóm A-B-C và ưu tiên nhóm A.

Không định nghĩa hàng tồn chết

Hàng nằm im nhưng vẫn được coi là tài sản. Cách sửa: đặt mốc rõ, ví dụ mã không bán được trong 90 ngày phải có kế hoạch xả, không giữ vô thời hạn.

Các bước hành động ngay

  • Xuất báo cáo bán hàng theo từng mã trong 6-12 tháng qua.
  • Phân nhóm A-B-C theo giá trị đóng góp.
  • Tính lượng bán trung bình ngày cho các mã nhóm A.
  • Xác định điểm đặt hàng lại và tồn an toàn cho từng mã chủ lực.
  • Lập danh sách hàng tồn quá 90 ngày và ra quyết định xả.
  • Rà lại kế hoạch nhập trước mỗi mùa cao điểm.

Kết luận

Dự báo tốt không phải là đoán đúng tuyệt đối, mà là giảm sai số và phản ứng nhanh khi thực tế lệch. Bước tiếp theo: xuất báo cáo bán theo mã và phân nhóm A-B-C ngay tuần này. Chỉ riêng việc nhìn rõ mã nào nuôi mã nào đã thay đổi cách bạn tiêu vốn nhập hàng.

Câu hỏi thường gặp

Cần bao nhiêu dữ liệu để bắt đầu dự báo?

Tối thiểu vài tháng bán hàng là đã có thể thấy xu hướng cơ bản. Với hàng có tính mùa vụ, dữ liệu một năm trở lên sẽ đáng tin hơn.

Tồn an toàn nên đặt bao nhiêu?

Tùy mức biến động của mã hàng và độ tin cậy của nhà cung cấp. Mã bán thất thường hoặc giao hàng chậm cần tồn an toàn cao hơn; mã ổn định thì thấp hơn.

Có nên nhập số lượng lớn để được chiết khấu?

Chỉ khi phần tiết kiệm nhờ chiết khấu lớn hơn chi phí ôm vốn và rủi ro ế. Với mã bán chậm, chiết khấu thường là cái bẫy dòng tiền.

Làm sao xử lý hàng đã tồn quá lâu?

Chấp nhận giảm giá xả, bán kèm combo, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu có thỏa thuận. Giữ hàng chết chỉ khiến vốn tiếp tục bị chôn.

Nguồn tham khảo

Cách phân loại hàng tồn theo mức đóng góp dựa trên nguyên tắc phân tích ABC, một phương pháp quản trị tồn kho được sử dụng rộng rãi. Các con số trong bài chỉ là ví dụ minh họa, không phải số liệu ngành cụ thể.